上司が判断しやすい報告書の作り方｜Claudeに順番と見せ方を渡す

報告書を出したのに、上司から「で、どうしたいの？」と聞き返される。説明はしたつもりなのに、判断が先に延びていく。

報告書が伝わらないとき、足りないのは文章の上手さではないことが多いです。読む人が「何を決めればいいのか」にたどり着くまでの順番が整っていないだけ、ということがよくあります。

この記事では、上司やお客様に判断してもらう報告書を、どんな順番で、どう見せるとよいのかを、架空の報告書を使って順番に紹介します。後半では、その順番をClaudeに渡して報告書を作る方法も書いています。

レッドverで作った報告書の表紙（架空のサンプル） — 今回の題材。架空のパン屋チェーン「HOLNA（ホルナ）」が、電話予約をWeb予約に切り替えるという設定です

※本記事で使用している企業名・人名・数値は、資料制作サンプルとして作成した架空のものです。

報告書は「読んでもらう」より「決めてもらう」資料

企画書は、相手に「やってみたい」と思ってもらう資料です。報告書は少し違って、相手の時間を使って読んでもらい、最後に決めてもらう資料です。

だから、読み終わった瞬間に「何を決めればいいか」「おすすめはどれか」が分かることが一番大事です。途中の説明がどれだけ丁寧でも、最後に決めることが書いていなければ、読んだ人は判断できません。

報告書は、読む人の時間をもらう資料です。最後のページに「何を決めてほしいか」が書いてあるだけで、読む側はずいぶん楽になります。

上司が知りたい順番は、だいたい決まっている

判断する側が知りたいことは、報告の中身が違っても、おおむね同じ順番です。

何が変わるのか（いまと、これから）
どんな案があるのか（2つ並べる）
どれをすすめるのか、なぜか（理由は3つまで）
いくらかかって、いつできるのか（表で比べる）
いつ、何をするのか（日程）
気をつけることは何か
何を決めてほしいのか（最後のページ）

この順番で並べると、報告書は8ページ前後に収まります。以下、ページごとに見せ方のポイントを紹介します。

レッドverの8レイアウト一覧 — 今回の報告書の全8ページ。ページの役割ごとに見せ方を変えています

1｜最初に「何が変わるか」を見せる

最初のページで、いまとこれからを左右に並べます。「受付」「支払い」「確認」のように、変わる項目ごとに1行ずつ。文章で長く説明するより、→（矢印）でつなぐだけのほうが、変化がひと目で伝わります。

右側には、なぜ変える必要があるのかを数字で置きます。「予約1,240件」「電話対応62時間」のように、単位まで書くのがポイントです。

何が変わるかのページ — 左に「いま→これから」、右の黒い枠に「変える理由になる数字」

2｜案は2つ並べて、おすすめに印をつける

案を1つだけ出すと、上司は「ほかに方法はないの？」と考え始めます。2つ並べて、おすすめの方に印をつけると、比べたうえで判断してもらえます。

それぞれの案には「良い点」と「気になる点」を同じ形で書きます。おすすめの案の気になる点も隠さずに書くと、報告書全体が信用されやすくなります。

2つの案を並べ、おすすめに印をつけたページ — おすすめのA案だけ赤い枠と「推奨」の印。気になる点も同じ形で並べます

3｜理由は3つまで、見出しで言い切る

おすすめの理由は、多くても3つまでにします。それぞれの見出しは「12月の山場に間に合う」のように、見出しだけ読めば理由が分かる形で言い切ります。説明はその下に2行ほど。

選ばなかった案がなぜ弱いのかも、ページの最後に1行で添えておくと、「B案じゃだめなの？」という質問を先に片づけられます。

4｜費用と時期は、表でまとめて比べる

費用や始められる時期は、文章で書くと読み比べるのが大変です。案ごとに1行の表にすると、違いが一度に見えます。

「今のまま」も1行入れておくのがおすすめです。何もしなかった場合と比べられるので、変える意味が伝わりやすくなります。

費用の比較表のページ — おすすめの行だけ色を変える。「今のまま」も並べて比べます

5｜最後のページは「ご判断いただきたいこと」

報告書の最後は、まとめではなく「決めてほしいこと」で終えます。決めてほしい項目、選べる案、おすすめの3つを1行にまとめます。

このページだけ背景を黒くして、ほかのページと雰囲気を変えています。読む人に「ここが結論」と伝わるようにするためです。

ご判断いただきたいことのページ — 決めること・選べる案・おすすめを1行ずつ。最後に次の動きを添えます

日程や、切り替えのときに気をつけることのページは、必要なときだけ入れます。どちらも、上司が「で、いつから？」「問題は起きない？」と聞きそうなことを先に答えておくページです。

Claudeに報告書を作ってもらうときの伝え方

この順番は、Claudeに報告書を作ってもらうときにもそのまま使えます。「報告書を作って」とだけ頼むより、判断してほしい相手と、決めてほしいことを先に伝えるほうが、ずっと使える形になります。

そのまま使えるプロンプト例

上司に判断してもらうための報告書を作ってください。

・読む人：部長（この件の細かい経緯は知らない）
・決めてほしいこと：〇〇（A案とB案のどちらにするか）
・おすすめ：A案（理由は3つ：〇〇、〇〇、〇〇）
・数字：〇〇、〇〇
・費用と時期：A案〇〇円・〇週間／B案〇〇円・〇か月

次の順番で、8ページ前後にしてください。
何が変わるか → 2つの案 → おすすめの理由 → 費用の比較
→ 日程 → 気をつけること → ご判断いただきたいこと

企画書の作り方全体は、こちらの記事で詳しく書いています。Claudeで企画書を作る方法｜構成からデザインまで実例で解説

この順番と見せ方を、Skillにしました

先日、社内でホームページの変更について上司に判断をもらう報告書を、Claudeと一緒に作りました。そのとき、白・赤・黒の引き締まった見た目と、「最後に決めてほしいことを置く」構成が、報告書にとても合っていると感じました。

そこで、その順番と見せ方をClaudeが読める「スキル」としてまとめました。毎回「最後は判断してほしいことで終えて」「おすすめには印をつけて」と伝えなくても、はじめからその判断が入った状態で報告書が組み上がります。

すでに販売している「ブルーver（提案書向け）」「ハロウィンver（季節の企画向け）」と同じシリーズの、報告書向けのデザインです。

CLAUDE CODE SKILL

プレゼン資料作成スキル：レッドver

この記事で紹介した「判断してもらう順番」と見せ方を、Claudeが読める形にまとめたファイルです。「レッドverで報告書を作って」と日本語で伝えるだけで、8種類のレイアウトから中身に合ったページを組み、PowerPointで書き出します。白×赤×黒の引き締まったデザインで、おすすめの案には必ず印がつきます。見本の報告書も入っています。

1,980円（税込）

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