Gmailやドキュメントでも「スキル」が使えるように（チームの決まりを@で呼び出す。今は英語だけ、共有の前に確かめること）

提案書の書き方、お客様へのメールの言い回し、報告書の形。会社には「うちはこう書く」という決まりがあっても、それを知っているのは一部の人だけ、ということがよくあります。AIに頼むときも、毎回その決まりを書き足すのは手間です。

Googleは11月9日、Google Workspaceの「スキル」の提供を始めました。チームの決まりやひな形、参照する資料をGeminiに覚えさせておき、Gmail、Googleドキュメント、スライド、ドライブ、Chatの中で呼び出せる仕組みです。この記事では、公式の発表とヘルプで確認できたことをもとに、何ができて、日本の会社が始める前に何を確かめるべきかを整理します。

この記事の要点

Googleが11月9日、Gmailやドキュメントなどで使える「スキル」の提供を始めた。チームの決まりを@で呼び出せる
Business StarterなどWorkspaceの有料プランが対象。通常リリースの組織には11月30日から順に届く
今は英語の指示だけに対応。日本語で使えるまでに、まず社内の決まりを1つ文章にしておくのが現実的

「あの人に聞かないと分からない書き方」を、仕組みにしておける話です。ただ、今回は大事な条件が1つあります。言語です。

何が発表された？

Google Workspace Updatesの発表（2026年11月9日）によると、スキルは「チームのルール、ひな形、参照ファイルをGeminiに使わせるための、繰り返し使えるカスタムの指示」です。9月に予告され、10月には「Workspaceでの提供は延期」と案内されていたものが、今回ようやく届き始めました。

作る・試す：Workspace Studioでゼロから作る、用意されたテンプレートから作る、SKILL.mdのファイルを直接直す。オンにする前に、メールの下書きや文書、スライドでどう動くかを試せる
ドキュメントで練る：GoogleドキュメントのSkill Builderで下書きし、チームでコメントしながら直せる
各アプリで作る：Gmail、ドキュメント、スライド、ドライブ、Chatで、Geminiに頼んでその場でスキルを作ったり直したりできる
呼び出す：オンにしたスキルは、内容に合うときGeminiが自動で使う。入力欄で「@」を打って選ぶこともでき、1回の依頼で複数を組み合わせられる
自動の流れにつなぐ：「手動で開始」「スケジュール」で始まるWorkspace Studioのフローを、スキルから動かせる

Googleのスキルを作る場所（Workspace Studio・ドキュメント・各アプリ）と、呼び出せるアプリ、まだ使えないアプリをまとめた図

これまでと何が違う？

9月30日に発表されたGeminiアプリのスキルは、gemini.google.comのチャットで使うものでした。今回のスキルは、Gmailやドキュメントなど、ふだんの仕事の画面の中で使う点が違います。メールを書いている途中で、そのままチームの決まりを当てられます。

注意したいのは、この2つが別物だということです。発表には、Workspaceで作ったスキルはGeminiアプリのスキルやGemsと自動で同期しない、と書かれています。2027年に予定されているGemsの自動移行も、Geminiアプリの中だけで行われます。どちらもSKILL.mdという共通の形なので、両方で使いたいときは中身を手で写します。

もう1つの違いは共有です。Workspace Studioからスキルを共有すると、相手には独立したコピーが届きます。あとで元のスキルを直しても、相手がすでに保存したコピーは変わりません。

「直したのに、みんなのほうは古いまま」が起きる仕組みです。共有したあとに直したら、もう一度配り直す前提で考えておくほうが安全です。

何ができるようになった？

Workspace Studioのヘルプでは、作り方が次のように案内されています。左の「Skills」から「Create」を押し、何をさせたいかを文章で伝えると、Geminiが指示の下書きを作ります。それを見て直し、試してから「Turn on」でオンにします。

Geminiに探させる場所も選べます。最初からオンなのはドライブとウェブで、Gmail、Chat、カレンダーを足せます。手元のファイルはスキルに直接は添付できません。ひな形や表記ルールの資料は、ドライブに置いて、そのリンクを指示の中に書く形です。

使うときは、たとえばGmailなら右上の「Ask Gemini」を開き、入力欄で「@」を打ってスキルを選びます。ヘルプには、Gmailでスキルを使うにはWorkspace Studioで作ってオンにしておく必要がある、とあります。

仕事ではどう使えそう？

お客様へのメールの書き方をそろえる

発表の例にもあるとおり、言葉づかいや構成の決まりをスキルにしておけば、Gmailの下書き、ドキュメントの提案書、スライドの資料で同じ書き方を当てられます。担当者が替わっても文面の印象がぶれにくくなります。送る前に読むのは人です。

請求書や契約書を、基準と見比べる

ドライブに置いた社内の基準と照らして、届いた請求書や契約書の気になる点を挙げさせる使い方です。Googleのブログの例では、メールで届いた過去の請求書と比べる場面が紹介されています。気になる点を見つけるのはAI、支払うかどうかを決めるのは担当者です。

毎週の進み具合の報告をつくる

会議のメモ、Chatのやりとり、ドライブのファイルをもとに、毎週同じ形の報告を作らせます。書式の指示を毎回打ち直さずに済みます。数字や日付が元の資料と合っているかは、出す前に確かめます。

ひな形に沿って提案書を埋める

ヘルプには、製品やイベントの提案書のひな形をコピーして、内容を埋めるスキルの例があります。見積もりの金額や納期など、会社として約束する部分は人が入れて確かめる部分です。

KAKERUならこう使う／使わない

KAKERUなら、今すぐ社内の仕事に入れることはしません。理由は、Workspaceのスキルが今は英語の指示と依頼だけに対応しているからです。日本語のメールや資料が中心の仕事では、英語で指示を書く手間と、訳のずれを確かめる手間のほうが大きくなります。

その代わり、今のうちに「うちの書き方」を1つ、文章にしておきます。たとえばお客様へのメールの決まりを、目的、守ること、やってはいけないこと、見本の文の形で書き出しておきます。スキルは、Workspaceでも、Geminiアプリでも、ほかのAIでも、SKILL.mdという同じ形で書けます。日本語に対応したときに、すぐ使えるよう準備しておく、という位置づけです。

KAKERUの関連サービス

資料づくりにClaudeを使っている方へ

「何を大きく見せるか」などデザインの判断基準をClaudeに渡す、KAKERUのプレゼン資料作成スキル。

プレゼン資料作成スキルを見る →

道具より先に、「決まりを言葉にする」ほうが時間がかかります。そこは、どのAIを選んでも人の仕事として残ります。

誰が使える？

対象は、Business Starter、Standard、Plus、Enterprise Starter、Standard、Plusなどのプランです。18歳以上の利用者に限られます。対象の組織では最初からオンで、管理者は組織全体や部署・グループごとにオフにできます。社外への共有は、管理コンソールの共有の設定にしたがいます。

届く時期は、新機能を早く受け取る「早期リリース」の組織が11月9日から、標準の「通常リリース」の組織が11月30日からです。どちらも段階的で、画面に出るまで最大15日かかります。

スキルを共有するときのしくみ、参照する資料の権限、届く時期と対象プランをまとめた図

注意点

今は英語だけ：スキルの指示と依頼は、現時点で英語にだけ対応しています。日本語での対応時期は、発表には書かれていません
作れるのはパソコンのウェブだけ：作る、直す、試す、共有するのはウェブで行います。スマホで呼び出せるのは、Google Chatのアプリだけです
スプレッドシートとMeetは対象外：今のところ、この2つではスキルを使えません
共有した資料の権限：スキルがドライブの資料を参照している場合、相手にもその資料の閲覧権限が必要です。見せたくない資料をうっかり共有しないよう、渡す前に確かめます
Geminiアプリとは別：Geminiアプリで作ったスキルやGemsは、Workspaceの画面には出てきません
Workspace Studioの「Ask a Gem」：フローに新しく追加することはもうできません。Gemを使っているフローは、スキルへの置き換えを考える時期です

まとめ

Google Workspaceのスキルは、チームの決まりをGeminiに覚えさせて、GmailやドキュメントやスライドからAIに当てさせる仕組みです。作ったスキルはコピーで共有され、参照する資料の権限は別に渡す必要があります。

一方で、今は英語の指示だけに対応しています。日本語中心の会社は、急いで入れるより、社内の書き方の決まりを1つ文章にしておくところから始めるのが現実的です。決まりを決めることと、AIの出したものを確かめることは、これからも人の仕事です。

参考・情報源

Google Workspace Updates「Scale customized AI across your team with skills in Google Workspace and Workspace Studio」（2026年11月9日）
https://workspaceupdates.googleblog.com/2026/11/skills-in-workspace.html
※発表の内容・対象プラン・届く時期・言語
Google Workspace Updates「An update on the launch of skills in the Gemini app and Workspace」（2026年10月13日）
https://workspaceupdates.googleblog.com/2026/10/an-update-on-launch-of-skills-in-gemini-app-and-workspace.html
※Workspaceでの提供が延期されていた経緯
Google Workspace Blog「Teach Gemini your team’s know-hows with skills in Google Workspace」
https://workspace.google.com/blog/product-announcements/teach-gemini-your-teams-know-hows-with-skills-in-google-workspace
※ドキュメントでの作り方と使い方の例
Workspace Studioヘルプ「How to use skills in Google Workspace」
https://support.google.com/workspace-studio/answer/17307546?hl=en
※作り方・探す場所の設定・共有のしくみ
Gmailヘルプ「Collaborate with Gemini in Gmail」
https://support.google.com/mail/answer/14355636?hl=en
※Gmailでのスキルの呼び出し方