フォルダはきちんと分けている。ファイル名にも日付を入れている。共有フォルダの場所も、全員に伝えてある。
それなのに、いつまでも同じ質問が来ます。「これ、最新版でいいんでしたっけ？」
先に結論を書きます。原因は、ルールの中身ではありません。そのルールを、人が毎回守り続ける前提で作っていることです。
この記事では、「あの資料どこ？」がなくならない理由と、続く形に変えるための考え方を書きます。メーカーの代理店向けに素材サイトを作って運用し、別の部署にも広げてきた中で、実際につまずいたことも含めて書きます。
なぜ「最新版どれ？」はなくならないのか
資料は、渡した瞬間にコピーになる
メールに添付する。チャットで送る。USBメモリに入れて渡す。方法は違っても、起きていることは同じです。渡した瞬間に、そのファイルは相手の手元にあるコピーになります。
ここが出発点です。コピーは、こちらから触れません。
元のファイルを直しても、相手が持っているものは古いまま
価格が変わった。写真を差し替えた。誤字を直した。こちらのファイルは最新になります。でも、すでに渡したコピーは古いままです。
そして、受け取った人は「古い」と気づけません。だから、そのまま提案書に貼られ、そのままお客様へ届きます。気づくのは、たいてい何か問題が起きたあとです。
探す時間より、集中が切れることのほうが痛い
「あのカタログのデータがほしい」「この前の写真、もう一度もらえますか」。一つひとつは、数分で終わる小さな頼まれごとです。
ただ、作業の途中で手を止めて、フォルダを開いて、どれが最新かを確かめて、送る。これが1日に何度も続くと、自分の作業に戻るまでに毎回時間がかかります。
探すのは数分でも、「さっき何をしていたっけ」から再開するのがきついんですよね。
作業時間そのものより、集中が切れることのほうがこたえました。
よくある3つの対策と、それが続かない理由
多くの会社が、次の3つのどれかを試しています。どれも間違いではありません。ただ、これだけだと続きません。
① ファイル名のルールを決める
「日付＋商品名＋版数」のようなルールを決める方法です。決めた直後はうまくいきます。
続かない理由は単純で、ルールを守るかどうかが、その人のその日の余裕に左右されるからです。急いでいる日、慣れていない人、他部署の人。そこから崩れます。崩れたファイルが1つ混ざると、「結局どれが最新か分からない」状態に戻ります。
② フォルダを細かく分ける
これはKAKERUでも失敗しました。以前、部署向けの素材サイトを作ったとき、大きな分類に「資料を分けるため」と「見せてよい人を決めるため」の2つの役割を持たせていました。
すると、登録する人が毎回迷います。分け方としてはAが正しいけれど、見せたい相手を考えるとBに置かないといけない。そういう資料が必ず出てくるからです。
直し方は、フォルダ構成を工夫することではありませんでした。「分類」と「権限（見せてよい範囲）」を切り離したこと。それだけで、迷いはほとんどなくなりました。
③ クラウドストレージに全部入れる
置き場所が1つになるので、社内には効きます。ただし、社外の人に渡す場面で、結局コピーが生まれます。
代理店やお客様にアカウントを配るのは、管理も説明も大変です。だから結局、ダウンロードして添付で送ることになります。最初の問題に戻ってきます。
続く形にするための3つの考え方
ここまでの失敗から、KAKERUでは次の3つを基本にしています。ツールを変える前に、この考え方を決めるほうが先です。
1. 置き場所を1つにして、渡すのは「URL」にする
ファイルそのものを渡すのをやめて、置き場所へのリンクを渡します。渡したあとに中身を差し替えても、相手が開くのは常に最新版です。
重いデータも同じです。添付できないサイズでも、URLなら渡せます。
2. 「分類」と「権限」を分ける
フォルダの場所で「誰に見せるか」を表現しないことです。分類は資料を探すためのもの、権限は見せる相手を決めるもの。役割を混ぜると、置き場所に毎回迷います。
3. 分類は「部署ごと」ではなく「用途ごと」にする
部署ごとに分類を増やすと、部署が増えるたびに選択肢が横に伸びていきます。実際、これをやると登録画面が破綻します。
そこで、カタログ・写真・動画・提案書のように用途で分けました。部署が増えても分類は増えず、探すときの手がかりにもなります。
渡すのはファイルか、URLか（URLにすると最新版が保てる）
分類は何のためか（探すため。権限のためではない）
分類の軸は何か（部署ではなく用途にすると増えにくい）
社外の人にどう渡すか（ここを決めないと、結局コピーが生まれる）
渡したあとに、何が変わるか
この形にすると、渡したあとの景色が変わります。
| ファイルを渡す | URLで渡す | |
|---|---|---|
| 最新版 | 相手の手元は古いまま | 開けば常に最新 |
| 差し替え | もう一度送り直す | 元を直すだけ |
| 重いデータ | 分割やサービス経由が必要 | そのまま渡せる |
| 渡したあと | 誰が見たか分からない | 見た・受け取ったかが分かる |
最後の行が、意外と効きます。「資料、届いていますか？」の確認連絡が要らなくなるからです。
それでも、向き不向きがあります
正直に書いておくと、この考え方が要らない会社もあります。
資料の点数が少なく、やりとりする相手も社内の数人だけ。そういう場合は、今のフォルダ運用で十分です。仕組みを入れるほうが、かえって手間が増えます。
効いてくるのは、次のような場合です。
代理店や取引先など、社外の人に資料を渡すことが多い
カタログや写真の点数が多く、差し替えが定期的に起きる
特定の人に「あの資料ください」が集中していて、その人の手が毎回止まっている
部署をまたいで資料を使うが、見せてよい範囲は分けたい
道具を変えなくても、今日からできること
いきなり仕組みを入れなくても、順番を踏めば効果は出ます。
1. よく頼まれる資料を、5つだけ書き出す
全部を整理しようとすると、まず終わりません。頼まれる回数が多い上位5つだけを紙に書き出します。だいたい、頼まれごとの大半はこの5つです。
2. その5つだけ、置き場所を1つに決める
あちこちにコピーがあるなら、正しい1つを決めて、それ以外には「こちらは旧版」と分かる印を付けます。5つだけなら、その日のうちに終わります。
3. 次に頼まれたとき、URLで渡してみる
添付をやめて、置き場所のリンクを送ります。相手が開けるかどうかも、ここで分かります。開けないなら、その相手には別の渡し方が要る、ということも見えてきます。
この3つをやるだけで、「最新版どれ？」の回数は目に見えて減ります。仕組みを入れるかどうかは、そのあとで判断すれば十分です。
KAKERUで作ったもの
この考え方をそのまま形にしたのが、資料・素材の管理システム「MISECHAU（見せちゃう）」です。置き場所を1つにして、必要な人に必要な期間だけURLで渡せるようにしました。
作った理由や、できること・できないことは、こちらにまとめています。デモ画面も用意しているので、実際に触って確かめられます。
もちろん、いま使っている道具のままでも、考え方を変えるだけで減らせる手間はあります。まずは「渡すのはファイルか、URLか」から見直してみてください。
まとめ
「あの資料、どこ？」がなくならないのは、整理のしかたが悪いからではありません。渡した瞬間にコピーになる、という仕組みのほうに原因があります。
だから、直す場所はルールではなく形です。置き場所を1つにして、渡すのはURLにする。分類と権限を分ける。分類は用途で分ける。この3つだけでも、毎回の「最新版どれ？」はかなり減ります。
まずは、次にデータを頼まれたときに、添付ではなくURLで渡せないかを考えてみてください。そこが入口です。
僕は制作をしている側なので、「このデータください」が特によく来ます。
多い日だと、1日に5回くらいでした。